חובתו של כל דייר לדווח לצוות המעונות על כל תקלה, בלאי או חסר שבו נתקל בעת כניסתו לדירתו החדשה ובמשך כל תקופת מגוריו במעונות.
דיירים שלא יעשו כן, יחויבו בגין הנזק/החסר. כמו כן, יחויבו הדיירים בגין תיקון נזקים שנעשו במתכוון, עקב אי מילוי הוראות או עקב רשלנות. הדייר לא ינסה לתקן בעצמו כל פגם או שבר ו/או להשלים חסר כמפורט לעיל. אנשי צוות המעונות בלבד יבצעו את התיקונים.
עם קליטתו של הדייר למעונות, יחתום על טופס קליטה שבו מפורטת רשימת ציוד וריהוט הנמצאים בדירה וכן על הצהרה בדבר קבלת הדירה כנדרש. על טופס זה יחתום מדריך המעונות או מִנהל מעונות הסטודנטים אשר יאשר את קליטתו.
עם עזיבתו של הדייר יחתום על טופס מסירת דירה והדירה תיבדק על-ידי מדריך המעונות או מִנהל מעונות הסטודנטים בנוכחותו של הסטודנט, אשר יאשר בחתימתו את דבר מסירת הדירה.